Whistleblower-Richtlinie der PFEIFFER & MAY-Gruppe

1. Ziel dieser Richtlinie

Die PFEIFFER & MAY SE sowie ihre Tochtergesellschaften (nachstehend zusammen: „PFEIFFER & MAY“) legen besonderen Wert auf die Einhaltung geltenden Rechts und interner Vorschriften. Vertrauensvolles und rechtmäßiges Handeln, Integrität und Verlässlichkeit sind die Grundpfeiler unseres unternehmerischen Erfolgs.

Neben der vertrauensvollen Kommunikation innerhalb des Unternehmens bietet unser internes Hinweisgebersystem sowohl Mitarbeitern von PFEIFFER & MAY als auch externen Personen die Möglichkeit, Hinweise auf mögliche Verstöße gegen geltendes Recht zu melden.

Ziel dieser Richtlinie ist es, über die Möglichkeit der Übermittlung von Hinweisen auf Fehlverhalten und die dafür vorgesehenen Meldekanäle zu informieren sowie Transparenz in Bezug auf das Meldeverfahren und den Umgang mit den Daten des Meldenden herzustellen. Diese Whistleblower-Richtlinie richtet sich an alle Personen und Organisationen, die von einem möglichen Verstoß gegen geltendes Recht oder gegen interne Regelungen von PFEIFFER & MAY Kenntnis erlangt haben.

2. An wen ist diese Richtlinie gerichtet?

Jede Person, die von einem möglichen Verstoß bei PFEIFFER & MAY Kenntnis erlangt hat und mit dieser in einem beruflichen Kontext steht, kann darüber einen Hinweis abgeben. Zum adressierten Personenkreis gehören neben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der PFEIFFER & MAY auch externe Personen mit geschäftlichem Kontakt zu PFEIFFER & MAY (beispielsweise Geschäftspartner, Kunden, Subunternehmer, etc; nachstehend: „Externe“).

3. Welche Verstöße können gemeldet werden?

Verstöße im Sinne dieser Richtlinie sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen der beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit. Diese müssen rechtswidrig sein und Vorschriften betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (§ 2 HinSchG) fallen.

Dabei geht es insbesondere – aber nicht nur - um nachstehende Verstöße:

• Verstöße gegen Strafvorschriften, z. B. solche zur Bekämpfung von Geldwäsche, Korruption, Bestechung und Terrorismusfinanzierung
• Verstöße gegen Menschenrechte oder das Verbot der Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Rasse oder Behinderung
• Verstöße gegen Vorgaben zum Schutz der Privatsphäre sowie zum Schutz personenbezogener Daten
• Verstöße gegen steuerliche Vorgaben
• Verstöße gegen das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
• Verstöße gegen Vorschriften mit Vorgaben zum Umweltschutz

4. Unter welchen Voraussetzungen sollen Meldungen erfolgen?

Besteht ein hinreichender Grund zu der Annahme, dass die zu meldende Information der Wahrheit entspricht und einen Verstoß darstellt, der in den Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt, oder bestand zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichender Grund zu der Annahme, dass dies der Fall sei, soll eine Meldung über die nachfolgend in Ziffer 6 aufgeführten Meldekanäle erfolgen.

5. Was passiert im Falle einer Falschmeldung?

Die Vornahme vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Falschmeldungen kann zur Folge haben, dass der Meldende dafür zur Verantwortung gezogen wird, indem dieser z. B. zum Ersatz desjenigen Schadens verpflichtet wird, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entsteht.

Da die bewusste Falschmeldung einen schweren Missbrauch darstellt, müssen Mitarbeiter in diesem Fall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen, insbesondere auch mit Kündigung des Arbeitsverhältnisses, rechnen. Außerdem sind Mitarbeiter zum Ersatz desjenigen Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entsteht.

Wer wissentlich eine unrichtige Information offenlegt, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 20.000,00 € geahndet werden.

6. Welche Kanäle bestehen für die Meldung von Verstößen?

PFEIFFER & MAY hat eine interne elektronische Meldestelle eingerichtet, die unter der folgenden Adresse erreichbar ist:

Über diese elektronische Meldestelle können Verstöße bei einem externen Complianceberater, Herrn Rechtsanwalt Ricardo Raßler (Schork Kauffmann Bremenkamp Partnerschaftsgesellschaft mbB Rechtsanwälte) gemeldet werden.

Anstelle der digitalen Meldung können Verstöße wahlweise auch telefonisch beim externen Compliance-Berater, Herrn Rechtsanwalt Ricardo Raßler, gemeldet werden. Telefonische Meldungen sind werktags zu üblichen Geschäftszeiten möglich.

Die Telefonnummer lautet:015158450699

7. Welche Kanäle bestehen für die Meldung von Verstößen speziell durch Mitarbeiter von PFEIFFER & MAY?

Mitarbeiter von PFEIFFER & MAY sollten sich grundsätzlich an den jeweiligen Vorgesetzten sowie die jeweilige Geschäftsleitung wenden. Auch der Vorstand der PFEIFFER & MAY SE steht Mitarbeitern für eine vertrauensvolle Aussprache zur Verfügung.

Sollte der Mitarbeiter unabhängig davon einen anderen Meldekanal bevorzugen, kann der Mitarbeiter nach seiner freien Wahl auch die interne Meldestelle nutzen.

8. Wie verfährt die Meldestelle mit der eingegangenen Meldung?

Der Eingang eines Hinweises wird, je nach gewähltem Kanal und Kontaktmöglichkeit, innerhalb von sieben Tagen bestätigt.

Nach Eingang der Meldung wird diese dokumentiert und durch den zuständigen Mitarbeiter der Meldestelle bearbeitet. Dieser untersucht die Meldung auf ihre Stichhaltigkeit und ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen. Es werden nur solche Meldungen untersucht, die in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.

Die hinweisgebende Person erhält Rückmeldung zum Stand bzw. Ausgang des Verfahrens. Da die Dauer der Bearbeitung von Umfang, Komplexität und Priorität des gemeldeten Sachverhalts abhängig ist, kann die Bearbeitung unter Umständen bis zu drei Monate beanspruchen. Sobald der Hinweis abschließend überprüft und bewertet wurde, informiert PFEIFFER & MAY den Hinweisgeber darüber, welche Maßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind. Dabei wahrt PFEIFFER & MAY die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind.

9. Was passiert mit den Daten des Hinweisgebers?

PFEIFFER & MAY bemüht sich nach besten Kräften, zu gewährleisten, dass die Meldung vertraulich bleibt. Die mitgeteilten personenbezogenen Daten werden im Einklang mit der DSGVO behandelt. Die Meldestelle sorgt für Vertraulichkeit und wahrt die Identität des hinweisgebenden Mitarbeiters. Personenbezogene Daten werden mit Ausnahme von Ermittlungsbehörden nicht an Dritte herausgegeben. Sofern der Hinweisgeber als Zeuge aussagen muss oder dessen Identität aus anderen Gründen bekannt gegeben werden muss, wird die Offenlegung der Identität so weit wie möglich begrenzt werden. Dies gilt jedoch dann nicht, wenn der Hinweisgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig eine Falschmeldung vornimmt.

Verantwortlich für den Datenschutz im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes ist der Datenschutzbeauftragte von PFEIFFER & MAY. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Meldung angegeben werden, richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich der einschlägigen Bestimmungen der Datenschutzgesetze.

10. Gibt es eine Möglichkeit, die Meldung anonym vorzunehmen?

Eine anonyme Hinweisgabe ist grundsätzlich möglich über die durch PFEIFFER & MAY eingerichtete interne Meldestelle.

11. Wie wird der Hinweisgeber geschützt?

Jede Form von Benachteiligung aufgrund der Hinweisgabe, etwa Einschüchterungen des Hinweisgebers oder negative arbeitsrechtliche Konsequenzen, ist verboten. Das gilt ebenso für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Dieser Schutz gilt jedoch nur für solche Mitarbeiter, die zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldete oder offengelegte Information der Wahrheit entspricht, und die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder der hinweisgebende Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichend Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei.

PFEIFFER & MAY versichert, dass Hinweisgeber keine Nachteile befürchten müssen, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von ihnen gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen, und wenn die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei.

Hinweisgeber sind durch die EU-Whistleblower-Richtlinie und das Hinweisgeberschutzgesetz gesetzlich abgesichert.